Datenschutzordnung des SV Teutonia Coerde 60 e.V.

 

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

SV Teutonia Coerde 60 e.V.
Coerheide 46
48157 Münster

Tel.: 0251 247604

Fax: 0251 9245836

E-Mail: info@sv-teutonia-coerde.de

 

Präambel

 

Gem. Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzordnung nicht genannt wird, gilt:

 

Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a i.V.m Art. 7 DS-GVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Zwecke und Aufgaben des Vereins sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DS-GVO als Rechtsgrundlage.

Der SV Teutonia Coerde 60 e.V. verarbeitet zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins in vielfacher Weise unter Beachtung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).   Um diese Vorgaben zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. Wir haben zudem technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz von uns beachtet werden.

 

  • §1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personen-bezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

  • §2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
  3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Verbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

  • §3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, der Mitglieder der Abteilungsvorstände und sonstiger Vereins- oder Abteilungsgremien sowie der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht. Fotos können von den Betroffenen zur Verfügung gestellt werden.

 

  • §4 Rechte der betroffenen Personen

 

Jedes Vereinsmitglied und jede von der Datenverarbeitung betroffene Person hat insbesondere, sofern die in den jeweiligen Vorschriften geforderten Voraussetzungen vorliegen, folgende Rechte:

 

  • Recht auf Bestätigung
  • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO
  • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO
  • Recht auf Löschung (Recht darauf vergessen zu werden) nach Art. 17 DS-GVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO

Jedes Vereinsmitglied und jede von der Datenverarbeitung betroffene Person haben zudem das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO. Demnach kann jederzeit gegen eine Verarbeitung sie  betreffender personenbezogener Daten, welche aufgrund von Art.6 Abs. 1 lit e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch eingelegt werden.

Zudem besteht das Recht gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

Soll das Widerspruchsrecht ausgeübt werden, so sollte dieses über folgende E-Mail:  info@sv-teutonia-coerde.de geschehen.

Es besteht gem. Art. 77 DS-GVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

  • §5 Zuständigkeiten

Für die Datenverarbeitung im Verein Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

  • §6 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet unverzüglich werden.
  4. Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftrags Verarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis, das Mitglied eingewilligt hat, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage der berechtigten Interessen des Vereins. Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DS-GVO.

 

 

  • §7 Kommunikation per E-Mail/ Kontaktformular
  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail Adressen als „bcc“ zu versenden oder einzeln zu versenden.
  3. Die Sicherheit von Übermittlungen von E-Mail kann nicht garantiert werden. Via E-Mail übermittelte Informationen können abgefangen oder geändert werden, verloren gehen oder zerstört werden, verspätet oder unvollständig ankommen, oder Viren enthalten. Der SV Teutonia übernimmt daher keine Gewähr für Irrtürmer oder Auslassungen jeder Art im Inhalt sowie sonstigen Risiken, die auf die Übermittlung via E-Mail zurückzuführen sind. Sofern Sie uns Ihre E-Mail überlassen, bzw. selbst unverschlüsselte Mails zu senden, gehen wir von einer eigenverantwortlichen Wahl aus die oben genannten Risiken einzugehen.
  4. Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem Customer-Relationship-Management System (“CRM System”) oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.
    Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Archivierungspflichten dem entgegenstehen. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre.

 

  • §8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit / Sicherheitsmaßnahmen

 

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), werden auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.
  2. Der Verein trägt nach Maßgabe des Art. 32 DS-GVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau der Daten zu gewährleisten.

 

 

  • §9 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

 

  • §10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
  1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Beisitzer Öffentlichkeitsarbeit / Daten / Internet. Änderungen dürfen ausschließlich durch ihn, den Geschäftsführer und den Administrator vorgenommen werden.
  2. Der Beisitzer Öffentlichkeitsarbeit / Daten /Internet ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Beisitzer Öffentlichkeitsarbeit / Daten / Internet weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Beisitzers Öffentlichkeitsarbeit / Daten / Internet kann der Vorstand nach §26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

  • §11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Datenverarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

  • §12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 20.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.